Pytania i odpowiedzi

Art. 3 ust. 3 ustawy o PARP

Ilekroć w ustawie, w zakresie udzielanej przez Agencję pomocy finansowej, jest mowa o pracowniku, należy przez to rozumieć:

1.pracownika w rozumieniu art. 2 pojęcie pracownika ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700 i 2140);

1a. pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 katalog pojęć ustawowych pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1563);

2. osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy;

3. właściciela pełniącego funkcje kierownicze;

4. wspólnika w tym partnera prowadzącego regularną działalność w przedsiębiorstwie i czerpiącego z niego korzyści finansowe.

W ramach Projektu wsparciem mogą zostać objęci:

–      zespoły HR,

–      Pracownicy przedsiębiorcy odpowiedzialni za politykę personalną przedsiębiorstwa[1] lub za zarządzanie zasobami ludzkimi[2],

–     menadżerowie lub kandydaci na menadżerów (kandydaci na menadżerów będą zobowiązani do dostarczenia umowy poświadczającej awans na stanowisko kierownicze po zakończeniu udziału w projekcie). 

W przypadku objęcia wsparciem kandydata na menadżera, Przedsiębiorca zobowiązany jest udzielić informacji na temat jego statusu w terminie 30 dni od dnia zakończenia udziału w Projekcie. Na potwierdzenie awansu na stanowisko kierownicze należy dołączyć umowę o pracę. Jeśli kandydat na menadżera nie objął stanowiska kierowniczego po zakończeniu udziału w projekcie, Przedsiębiorca powinien przedstawić stosowne wyjaśnienia wraz z uzasadnieniem. Jeśli z uzasadnienia będzie wynikał brak możliwości uznania uczestnika za kwalifikowanego, konsekwencją będzie zwrot przyznanego wsparcia przez Przedsiębiorcę.

Kierowane na szkolenia osoby muszą być zatrudnione w przedsiębiorstwie na umowę o pracę przez cały czas trwania umowy wsparcia do momentu refundacji ostatniej zrealizowanej przez nią usługi rozwojowej.

Kwota 10.500,00 zł to całkowity koszt brutto wszystkich usług szkoleniowych i/lub doradczych, w których bierze udział uczestnik.

Usługa realizowana zdalnie w czasie rzeczywistym oznacza proces uczenia się, realizowany na odległość za pomocą połączenia internetowego, z wykorzystaniem urządzeń takich jak komputer, tablet, inne urządzenia mobilne, który odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno uczestników, jak i eksperta czy trenera (osoby prowadzącej usługę) za pomocą komunikatora. W przypadku szkoleń liczba uczestników musi umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.). Materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.

Zapraszamy do zapoznania się z filmami instruktażowymi przygotowanymi przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

Wkład własny przedsiębiorcy w formie wynagrodzeń będzie rozliczany na podstawie oświadczenia składanego przez Przedsiębiorcę wraz z drukiem ZUS RCA i potwierdzeniami zapłaty poszczególnych składników wynagrodzenia, przy czym oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników biorących udział w szkoleniu, zawierać sposób wyliczenia wkładu, a także wyraźnie wskazywać jego wysokość. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Regulaminu.

Zaświadczenia o nieposiadaniu zaległości z tytułu należności publicznoprawnych (nie zaleganie z uiszczaniem podatków, jak również z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych lub innych należności wymaganych odrębnymi przepisami) jest wymagane już na Etapie Rekrutacji od każdego Przedsiębiorstwa, które chce wziąć udział w Naborze. 

Zaświadczenie o niekaralności jest wymagane na etapie podpisania umowy. Wymaga się zaświadczeń o niekaralności od Przedsiębiorstwa będącego stroną umowy oraz od osób ją podpisujących reprezentujących Przedsiębiorstwo.

Kto może uzyskać informacje z KRK 

Każda osoba fizyczna i każdy podmiot zbiorowy, na przykład spółka osobowa lub kapitałowa, ma prawo uzyskać informację, czy w Krajowym Rejestrze Karnym zgromadzono dane na jego temat.

Podmiot zbiorowy może również uzyskać informacje na temat członków swoich organów (zarządu) lub swoich pracowników. Spółka składając wniosek musi podać podstawę prawną do uzyskania takiego zaświadczenia z KRK.

Podstawa żądania zaświadczenia:

Zgodnie z art. 6b ust 3c ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Podmiot, o którym mowa w ust. 1 pkt 1–3 i 5–9, ubiegający się o udzielenie pomocy finansowej w formie wsparcia, pożyczki lub instrumentu finansowego jest obowiązany do przedłożenia Agencji zaświadczeń, odpisów albo oświadczenia o braku przesłanek, o których mowa w ust. 3 pkt 1–3 lit. a i b lub pkt 4. Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

 Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.

Weryfikacja statusu przedsiębiorcy przebiega między innymi w oparciu o zapisy art. 4 Załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014, którego ustęp pierwszy zdanie pierwsze stanowi „Do określania liczby personelu i kwot finansowych wykorzystuje się dane odnoszące się do ostatniego zatwierdzonego okresu obrachunkowego i obliczane w skali rocznej”.

Należy jednak mieć na względzie, że badanie odnosi się nie do zatwierdzonych, ale do zamkniętych okresów obrachunkowych, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 12 ust. 2) zamyka się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia zdarzenia powodującego zamknięcie ksiąg rachunkowych (przykładowo, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy). Zatem do określenia statusu przedsiębiorcy należy uwzględniać dane odnoszące się do zamkniętego okresu obrachunkowego bez czekania na zatwierdzenie tych danych.

Zamknięcie okresu sprawozdawczego dokonywane jest poprzez sam upływ tego okresu i nie jest ono tożsame z zatwierdzeniem tego sprawozdania przez odpowiedni organ przedsiębiorstwa. Terminy te uległy wydłużeniu w wyniku zmian przepisów związanych z wystąpieniem pandemii Covid-19. Oznacza to, że w przypadku podpisywania umowy wsparcia w 2024 roku powinny być brane pod uwagę lata 2021, 2022 i 2023.

Przedsiębiorca zobowiązany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy wsparcia do skorzystania z pierwszej usługi rozwojowej za pośrednictwem BUR, czyli do zapisu na usługę i do jej rozpoczęcia z wykorzystaniem nadanego mu numeru ID wsparcia.

Podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym. Rozliczenie usługi rozwojowej nastąpi w oparciu o kwotę brutto.

Refundacja może dotyczyć jedynie usług rozwojowych szkoleniowych lub doradczych w postaci coaching lub mentoringu, dostępnych w Bazie Usług Rozwojowych, których zakres wynika z Opisu kompetencji menadżerskich w zakresie HR.

Jedynie usługi doradcze w formie coachingu lub mentoringu mogą być dofinansowane w ramach projektu. Doradztwo biznesowe nie będzie kwalifikowane. W związku z tym, że doradztwo biznesowe nie prowadzi do nabycia kompetencji / kwalifikacji, nie wpisuje się w założenia konkursu.

Odbiorcą doradztwa biznesowego jest przedsiębiorstwo, natomiast wsparcie w ramach konkursu Akademia HR kierowane jest do pracowników przedsiębiorstw. 

Dodatkowo, zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu, w ramach projektu mogą być realizowane „Usługi rozwojowe – czyli usługa doradcza mająca na celu nabycie, utrzymanie lub wzrost wiedzy, umiejętności lub kompetencji społecznych usługobiorcy lub pozwalająca na jego rozwój lub usługa szkoleniowa mająca na celu nabycie, potwierdzenie lub wzrost wiedzy, umiejętności lub kompetencji społecznych usługobiorcy, w tym przygotowująca do uzyskania kwalifikacji, lub pozwalająca na jego rozwój”.

W związku z tym, że doradztwo biznesowe nie prowadzi do nabycia kompetencji / kwalifikacji, należy stwierdzić, że nie wpisuje się w założenia konkursu. Koszty takiego doradztwa nie mogą więc być uznane za kwalifikowane.

Długość trwania godziny usługi rozwojowej to 60 minut, bez względu na to czy jest to szkolenie czy doradztwo.

Jeden dzień szkoleniowy nie może być dłuższy niż 8 godzin zegarowych wraz z przerwami.

Uczestnicy w trakcie każdego dnia szkoleniowego trwającego więcej niż 4 godziny mają prawo do co najmniej 1 przerwy, trwającej co najmniej 15 minut.

Działalność musi mieć status aktywny, przez cały okres udziału w projekcie, wynikający z zawartej umowy wsparcia.

W projekcie jest udzielana wyłącznie pomoc de minimis.

Osoby, które są delegowane do projektu ze statusem „osoby przewidzianej do objęcia funkcji kierowniczej/menadżerskiej” będą musiały potwierdzić fakt objęcia takiego stanowiska w momencie składania wniosku o refundację. W przypadku nie objęcia stanowiska kierowniczego przez kandydata na menadżera objętego wsparciem w Projekcie, Operator zastrzega możliwość odmowy dokonania refundacji kosztów usługi rozwojowej dot. tego pracownika.

Każdy menadżer lub kandydat na menadżera odpowiedzialny za zarządzanie pracownikami może wziąć udział w projekcie, o ile taka potrzeba będzie wynikała z autodiagnozy.

Tak. Kwalifikacje i doświadczenie osoby walidującej powinno być adekwatne do tematyki prowadzonych zajęć i powinno być szczegółowo opisane w karcie usługi. 

Osoba walidująca szkolenie powinna mieć co najmniej 120-godzinne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń o podobnej tematyce dla osób dorosłych w ostatnich dwóch latach (24 miesiącach) wstecz od dnia rozpoczęcia szkolenia; stosowne informacje powinny zostać umieszczone w karcie usługi.

Osoba walidująca usługę doradczą powinna mieć co najmniej 60-godzinne doświadczenie w prowadzeniu doradztwa w podobnym zakresie w ostatnich dwóch latach (24 miesiącach) wstecz od dnia rozpoczęcia doradztwa.

W projekcie mogą uczestniczyć przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w rozumieniu art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Osoby zatrudnione wyłącznie na umowę zlecenie nie spełniają statusu pracownika. W ramach projektu nie dopuszcza się udziału jednoosobowych działalności gospodarczych niezatrudniających pracowników.

W przypadku, gdy do projektu przystępuje duże przedsiębiorstwo, również ono składa oświadczenie o statusie. Jeśli przedsiębiorstwo zadeklarowało, że jest przedsiębiorstwem dużym i tak wynika z analizy załączonych dokumentów, to w przypadku powiązań nie ma konieczności wymagania dokumentów podmiotów powiązanych.
W przypadku, gdy z dokumentów podmiotu to nie wynika, należy poprosić o dokumentację podmiotów powiązanych, ale do momentu potwierdzenia statusu dużego.

Operator udzielający pomocy de minimis zobowiązany jest zweryfikować wielkość przedsiębiorcy ubiegającego się o wsparcie, a przedsiębiorca – przekazać operatorowi dokumenty, oświadczenia lub zaświadczenia potwierdzające jego status. Należy do nich Oświadczenie dotyczące spełniania kryteriów MŚP i powiązań oraz dokumenty potwierdzające dane zawarte w Oświadczeniu (o ile nie są ogólnodostępne).

W przypadku, gdy powiązany z przedsiębiorcą podmiot mający siedzibę poza granicami Polski publikuje na swojej stronie internetowej informacje dotyczące zatrudnienia i obrotów, dane można uznać za ogólnodostępne. Jeśli sprawozdania finansowe przedsiębiorcy aplikującego o wsparcie są dostępne w systemie e-KRS, dla potwierdzenia jego statusu wystarczające jest złożenie „Oświadczenia dotyczącego spełniania kryteriów MŚP”

Przy weryfikacji kwoty udzielonej pomocy de minimis brane są pod uwagę jedynie przedsiębiorstwa powiązane z danego państwa członkowskiego („całkowita kwota pomocy przyznanej przez państwo członkowskie nie może przekroczyć…”) – nie mają znaczenia powiązania z podmiotami zagranicznymi.

Zgodnie z dokumentem „Proces udzielania wsparcia przedsiębiorcom przez Operatorów w ramach naboru „Akademia HR”  pkt. III. Minimalne wymagania dotyczące usług rozwojowych  – Usługi rozwojowe realizowane przez BUR powinny być zgodne z obowiązującymi
przepisami prawa oraz aktualnym Regulaminem BUR.

Przedsiębiorcy biorący udział w projekcie, po otrzymaniu od Operatora indywidulanego numeru ID wsparcia, samodzielnie wybierają usługi rozwojowe, które odpowiadają na potrzeby rozwojowe wskazane w autodiagnozie i wpisują się w OKHR. Usługi te mogą prowadzić do nabycia kwalifikacji, w tym kwalifikacji wpisanych do Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji.

Aby otrzymać refundację w ramach konkursu „Akademia HR” usługi rozwojowe w BUR powinny spełniać co najmniej następujące warunki:

1) karta usługi rozwojowej, w szczególności w polach dotyczących opisu głównego celu usługi, ramowego programu usługi, efektów uczenia się, sposobu weryfikacji osiągnięcia efektów uczenia się, powinna zawierać opis szczegółowo odnoszący się do OKHR, tak by można było:

a) określić kompetencje rozwijane w ramach danej usługi;

b) ocenić, czy wymienione w karcie usługi efekty uczenia się mają swoje odzwierciedlenie w programie usługi rozwojowej, tj. są możliwe do zrealizowania na podstawie programu tej usługi;

2) jeden dzień szkoleniowy nie może być dłuższy niż 8 godzin zegarowych (wraz z przerwami). Uczestnicy w trakcie każdego dnia szkoleniowego trwającego więcej niż 4 godziny mają prawo do co najmniej 1 przerwy, trwającej co najmniej 15 minut;

3) liczebność grupy szkoleniowej określonej w karcie usługi nie może być większa niż 16 osób10. W przypadku przekroczenia maksymalnej liczebności grupy szkoleniowej, wydatki dotyczące tego szkolenia nie będą kwalifikowalne, zaś udział uczestników tego szkolenia nie może stanowić podstawy do wyliczenia wskaźników osiągniętych w ramach realizacji projektu, wynikających z wniosku o dofinasowanie;

4) liczebność grupy doradczej określonej w karcie usługi nie może być większa niż 4 osoby.

W przypadku realizacji usługi doradczej niezgodnie z powyższym opisem, w tym przekroczenia maksymalnej liczebności grupy doradczej, wydatki dotyczące tego doradztwa nie będą kwalifikowalne, zaś udział uczestników tego doradztwa nie może stanowić podstawy do wyliczenia wskaźników osiągniętych w ramach realizacji projektu, wynikających z wniosku o dofinasowanie. Coaching i mentoring powinny być realizowane jako usługi indywidualne.

W Procesie wsparcia została określona maksymalna stawka dofinansowania w wysokości 308,00 zł za godzinę doradczą na 1 pracownika. Z założenia stawka ta dotyczyła coachingu i mentoringu jako formy indywidualnej. W przypadku objęcia doradztwem grupy osób, określoną stawkę należy traktować jako stawkę za godzinę doradczą dla grupy. Oznacza to, że nie ma możliwości przemnożenia stawki przez ilość osób uczestniczących w doradztwie.

W instrukcji BUR wypełniania kart dla usług coachingu i mentoringu mowa jest o procesie uczenia się i/lub procesie doradczym, który odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno Uczestników, jak i Coacha lub Mentora. Dodatkowo, zgodnie z zapisami regulaminu konkursu, doradztwo podlega monitoringowi. Dlatego w przypadku realizowanych w ramach Akademii HR usług doradczych nie jest możliwa realizacja pracy własnej doradcy.

Zgodnie z zapisami Załącznika nr 9 „Proces udzielania wsparcia przedsiębiorcom” (dalej: Proces wsparcia) coaching i mentoring powinny być realizowane indywidualnie. Jednak w związku z tym, że nie ma w projekcie możliwości realizacji doradztwa w innej formie, IP dopuściła realizację coachingu i mentoringu w formie grupowej, dla grup doradczych nie większych niż 4 osoby. Zagadnienie liczby uczestników należy bardzo starannie rozważyć i uzasadnić zasadność mentoringu i coachingu grupowego. Musi to też wynikać z autodiagnozy. Nie można łączyć w ramach jednej usługi osób z kilku przedsiębiorstw.

Doradztwo biznesowe z kolei nie jest kwalifikowane.

Kwalifikacje i doświadczenie trenera zgłoszonego do prowadzenia zajęć powinno być adekwatne do tematyki prowadzonych zajęć i powinno być szczegółowo opisane w karcie usługi. Trener prowadzący zajęcia powinien mieć co najmniej 120-godzinne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń o podobnej tematyce dla osób dorosłych w ostatnich dwóch latach (24 miesiącach) wstecz od dnia rozpoczęcia szkolenia.
Stosowne informacje powinny zostać umieszczone w karcie usługi;

Usługi doradcze powinny być realizowane przez doradcę posiadającego kwalifikacje i doświadczenie adekwatne do tematyki prowadzonych zajęć. Minimalne doświadczenie doradcy to co najmniej 60 godzin doradztwa w podobnym zakresie w ostatnich dwóch latach (24 miesiącach) wstecz od dnia rozpoczęcia doradztwa. Stosowne informacje powinny zostać umieszczone w karcie usługi;

Przedsiębiorca może wziąć udział tylko w jednym projekcie operatorskim w
ramach konkursu (tzn. nie może skorzystać ze wsparcia u kilku operatorów konkursu
Akademia HR). 

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 (Załącznik 2 Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+) walidacja nabycia danej kompetencji może być prowadzona w instytucji szkoleniowej (u dostawcy usług) przez inną osobę aniżeli proces kształcenia.

Za prawidłowe można uznać poniższe formy walidacji:
a) usługa szkoleniowa jest prowadzona stacjonarnie, a walidacja jest przeprowadzona w formie online w czasie rzeczywistym;
b) po szkoleniu stacjonarnym uczestnicy przystępują do walidacji przy wykorzystaniu testu cyfrowego w swoich domach, o dowolnej porze;
c) na koniec szkolenia stacjonarnego uczestnicy wypełniają test sytuacyjny w sali szkoleniowej, następnie wysyłają skany wypełnionych testów do trenera (innego niż prowadzący szkolenie), który testy sprawdzi i sporządzi zestawienie wyników.

W przypadku gdy walidacja jest przeprowadzana na sali szkoleniowej przy wykorzystaniu testu cyfrowego, którego wynik będzie generowany przez system lub testy będą weryfikowane przez osobę walidującą np. następnego dnia – na sali może pozostać trener, jeżeli jest taka potrzeba, jednak nie ma on wpływu na proces walidacji. Walidator nie musi być obecny na sali.

Podmiot świadczący usługę rozwojową, w Karcie Usługi (publikowanej w Bazie Usług Rozwojowych), w kontekście walidacji, definiuje efekty uczenia się i kryteria ich weryfikacji oraz metody walidacji. Wymaganie to ma umożliwić potencjalnym uczestnikom zapoznanie się z korzyściami wynikającymi z udziału w usłudze (efektami uczenia się) oraz z metodami weryfikacji efektów uczenia się. Należy podkreślić, że walidacja jest integralną częścią usługi rozwojowej, ze wszystkimi wynikającymi z tego faktu konsekwencjami – jej czas powinien być uwzględniony w czasie trwania usługi, a koszt powinien być uwzględniony w koszcie usługi. Walidacja, tak samo jak realizacja innych elementów usługi rozwojowej, może przyjmować różnorakie formy – w zależności od potrzeb uczestników lub uczestniczek, zakresu wsparcia, a także zaplanowanych efektów uczenia się i metod ich oceny. Dlatego też, na poziomie krajowym określone zostały podstawowe zasady tego procesu (zdefiniowane w załączniku nr 2 do Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027), pozostawiając podmiotom świadczącym usługi rozwojowe elastyczność w jego kształtowaniu. Przykładowe metody walidacji określone zostały także w „Opisie kompetencji z obszaru HR”, który stanowi załącznik do dokumentacji konkursowej.

Zgodnie z zapisami Procesu udzielania wsparcia przedsiębiorcom przez Operatorów w ramach naboru Akademia HR: „warunkiem otrzymania refundacji jest uczestnictwo w co najmniej 80% zajęć usługi rozwojowej oraz zaliczenie zajęć, np. w formie testu wiedzy, testu kompetencyjnego, zadań praktycznych do wykonania lub innych form zaliczenia zajęć przewidzianych w OKHR, przy czym należy pamiętać o zachowaniu rozdzielności funkcji pomiędzy procesem kształcenia i walidacji”. Dlatego też w przypadku przedmiotowego konkursu nie jest wystarczające jedynie podejście do danej formy walidacji.
W związku z powyższym, warunkiem wliczenia danej osoby do wskaźnika rezultatu jest uzyskanie przez nią wszystkich efektów uczenia się, potwierdzonych przy wykorzystaniu metod walidacji i zaliczenie zajęć.

Operator ocenia, czy walidacja została zaplanowana prawidłowo, opierając się wyłącznie na zapisach w Karcie Usługi (podobnie jak w przypadku oceny
pozostałych elementów usługi rozwojowej). Opis walidacji powinien jednoznacznie rozstrzygać o metodach walidacji, czasie jej przeprowadzenia i osobie lub osobach odpowiedzialnych za jej realizację.

Termin przeprowadzenia walidacji powinien być adekwatny do zaplanowanych metod oceny efektów uczenia się. Co do zasady, weryfikacja osiągnięcia efektów uczenia się powinna się odbywać po zakończeniu komponentu edukacyjnego usługi. Niemniej jednak, jeżeli metoda walidacji tego wymaga, kompletowanie dokumentacji służącej weryfikacji (np. przygotowane prace graficzne, efekty wykonanych ćwiczeń praktycznych) może
następować także w trakcie komponentu edukacyjnego. Jeżeli usługa jest długoterminowa i podzielona na etapy, weryfikacja efektów uczenia się może być przeprowadzona na koniec każdego z etapów. Należy jednak pamiętać, że musi to jasno wynikać z Karty Usługi. Jednocześnie, jak wspomniano powyżej, walidacja jest integralną częścią usługi rozwojowej. Dlatego też dopiero po jej przeprowadzeniu można uznać usługę za zakończoną.

Dokumentami potwierdzającymi nabycie kompetencji są: zaświadczenie wydawane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 lipca 2023 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe oraz Karta Usługi, której zaświadczenie dotyczy.

Zaświadczenie zawiera wykaz zadeklarowanych w Karcie Usługi efektów uczenia się, których osiągnięcie zostało zweryfikowane i potwierdzone przez podmiot świadczący usługę rozwojową. 

Natomiast Karta Usługi:

– zawiera opis wszystkich efektów uczenia się,

– przedstawia przebieg procesu walidacji w zakresie zidentyfikowanych efektów uczenia się i kryteriów ich weryfikacji oraz

– potwierdza zastosowanie rozwiązań zapewniających rozdzielenie procesów kształcenia i szkolenia od walidacji.

Zaświadczenie wydawane jest przez podmiot świadczący usługę rozwojową, a Karta Usługi jest dostępna w BUR.

Rozdzielność szkolenia od walidacji oznacza co najmniej rozdzielność osobową.
Osoby, które prowadziły szkolenie, nie mogą dokonywać walidacji efektów uczenia się uczestników usługi (w praktyce chodzi o to, aby zapewnić, że osoba, która szkoliła, nie dokonuje oceny efektów własnej pracy). Nie należy więc mylić procesu tworzenia i kompletowania dokumentacji służącej walidacji osiągniętych efektów uczenia się z etapem ich oceny (walidacją osiągnięcia efektów uczenia się). Tworzenie i kompletowanie dokumentacji oznacza całość działań służących uzyskaniu danych (dowodów) używanych do oceny i potwierdzenia osiągnięcia efektów uczenia się zgodnie z przyjętymi kryteriami ich weryfikacji. Trener lub trenerka może zaprojektować i opracować opis efektów uczenia się, kryteria weryfikacji oraz metody ich oceny, które będą zawarte w Karcie Usługi. Może również przygotować całą walidację, np. zestawy pytań testowych, jeżeli walidacja uwzględnia test. Może rozdać testy uczestnikom lub włączyć test, jeżeli jest on w formie elektronicznej.
Może także zebrać przygotowane przez uczestników prace. Nie może jednak ingerować w jakiejkolwiek formie w ocenę wyników testu ani ingerować w jakiejkolwiek formie w proces jego wypełniania. Z kolei osoba walidująca może być włączona w przygotowanie procesu walidacji, ale może też zostać zaangażowana dopiero na ostatnim etapie – oceny i weryfikacji osiągniętych efektów uczenia się. Nie musi zatem bezpośrednio prowadzić działań związanych z tworzeniem i kompletowaniem dokumentacji walidacyjnej.

W przypadku, gdy ocena efektów uczenia się prowadzona jest za pośrednictwem testu dostępnego online, a wynik jest generowany automatycznie, bez udziału człowieka (odnosi się to także do usług rozwojowych realizowanych w formie zdalnej), należy uznać, że zachowano warunek rozdzielności procesów szkolenia i walidacji.

Osoba walidująca powinna posiadać kompetencje, o których mowa w § 6 rozporządzenia w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe z dnia 28 lipca 2023 r.